Documents to be scanned to create an electronic digital data record are
printed with a machine-readable graphic code in which is embedded
document-identifying information, such as the type of document and a
characteristic identifying parameter with which the document is
associated. Using the information provided in the graphic code, the
scanned documents are automatically indexed according to document type and
characteristic identifying parameter and are thereafter electronically
stored in a memory area corresponding to the associated characteristic
identifying parameter. When the document is first printed a record is made
of the document so that when the documents are scanned, confirmation can
be made that every document that is printed with a graphic code is
subsequently scanned or otherwise accounted for. The electronically-stored
documents can thereafter be easily and accurately accessed electronically.
Τα έγγραφα που ανιχνεύονται για να δημιουργήσουν ένα ηλεκτρονικό αρχείο ψηφιακών στοιχείων είναι τυπωμένα με έναν αναγνώσιμο από μηχανή γραφικό κώδικα στον οποίο ενσωματώνεται ο έγγραφο-προσδιορισμός των πληροφοριών, όπως ο τύπος εγγράφου και μιας χαρακτηριστικής προσδιορίζοντας παραμέτρου με τα οποία το έγγραφο συνδέεται. Χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες που παρέχονται στο γραφικό κώδικα, τα ανιχνευμένα έγγραφα συντάσσονται αυτόματα σύμφωνα με τον τύπο εγγράφων και τη χαρακτηριστική προσδιορίζοντας παράμετρο και έκτοτε ηλεκτρονικά αποθηκεύονται σε μια περιοχή μνήμης που αντιστοιχεί στη σχετική χαρακτηριστική προσδιορίζοντας παράμετρο. Όταν το έγγραφο τυπώνεται αρχικά ένα αρχείο αποτελείται από το έγγραφο έτσι ώστε όταν ανιχνεύονται τα έγγραφα, η επιβεβαίωση μπορεί να γίνει ότι κάθε έγγραφο που είναι τυπωμένο με έναν γραφικό κώδικα ανιχνεύεται στη συνέχεια ή ειδάλλως αποτελείται. Τα ηλεκτρονικά-αποθηκευμένα έγγραφα μπορούν έκτοτε εύκολα και ακριβώς να προσεγγιστούν ηλεκτρονικά.
